Trong những năm gần đây, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) không còn là khái niệm xa lạ với doanh nghiệp và hộ kinh doanh (HKD). Nếu như trước đây nhiều hộ nhỏ lẻ vẫn quen dùng hóa đơn giấy hoặc không phát hành hóa đơn, thì từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành, đến nay được thay thế bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC cùng Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc dùng HĐĐT đã trở thành bắt buộc trong nhiều trường hợp. Chính vì vậy, việc nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là cực kỳ quan trọng để tránh vi phạm hành chính, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho cả bên bán và bên mua.
1. Quy định về xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Sự thay đổi quan trọng nhất trong việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nằm ở việc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (HĐĐT từ MTT). Điều này được cụ thể hóa tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, văn bản sửa đổi Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nêu rõ đối tượng và tiêu chí áp dụng:
- Các đối tượng cần lưu ý:
- Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có tổng doanh thu hàng năm đạt từ 01 tỷ đồng trở lên (theo các quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14).
- Các doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh trực tiếp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến tay người tiêu dùng cuối cùng trong các lĩnh vực đặc thù. Danh mục này khá rộng, bao gồm:
- Các trung tâm thương mại và siêu thị.
- Các hoạt động bán lẻ (trừ các loại xe như ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác).
- Dịch vụ ăn uống, nhà hàng.
- Khách sạn và các cơ sở lưu trú.
- Dịch vụ vận tải hành khách và các dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim.
- Các dịch vụ khác phục vụ cá nhân theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
- Điều kiện cụ thể để đăng ký sử dụng HĐĐT từ MTT (áp dụng cho các ngành nghề đã nêu):
- Hộ kinh doanh đang nộp thuế theo phương pháp khoán với tổng doanh thu hàng năm vượt mức 01 tỷ đồng.
- Hộ kinh doanh đang sử dụng máy tính tiền trong quá trình hoạt động kinh doanh.
- Hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu và số lượng lao động đạt mức cao nhất của tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, và đồng thời phải thực hiện chế độ kế toán, nộp thuế theo phương pháp kê khai.
2. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Để chủ động trong việc phát hành hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước chuẩn bị và đăng ký cần thiết.
2.1. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh cần gửi yêu cầu đăng ký HĐĐT tới cơ quan thuế. Quy trình sẽ có sự khác biệt tùy thuộc vào phương pháp kê khai thuế của hộ kinh doanh.
- Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai:
- Trường hợp 1: Hộ kinh doanh hoạt động tại khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn Việc đăng ký được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (
http://hoadondientu.gdt.gov.vn).- Bước 1: Truy cập và Đăng nhập vào Cổng thông tin bằng tài khoản đã được cấp.
- Bước 2: Lựa chọn chức năng “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”.
- Bước 3: Hoàn tất tờ khai theo Mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) và nhấn “Gửi”.
- Bước 4: Nhận phản hồi. Trong vòng 15 phút, hệ thống sẽ gửi email thông báo về việc tiếp nhận (hoặc từ chối) tờ khai. Nếu được chấp nhận, hộ kinh doanh sẽ nhận được thông tin tài khoản và mật khẩu để sử dụng Cổng thông tin.
- Trường hợp 2: Các hộ kinh doanh khác (thường là có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử) Việc đăng ký thường được tiến hành trực tiếp thông qua phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp.
- Bước 1: Mở và Truy cập vào phần mềm HĐĐT đã lựa chọn.
- Bước 2: Kê khai thông tin trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP). Phần mềm sẽ tự động hỗ trợ gửi tờ khai này tới cơ quan thuế.
Lưu ý đặc biệt: Theo khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, ngay khi tờ khai đăng ký HĐĐT được chấp thuận, hộ kinh doanh bắt buộc phải ngừng sử dụng và tiến hành hủy các hóa đơn giấy đã mua từ cơ quan thuế nhưng chưa dùng hết. Điều này nhằm đảm bảo tính đồng bộ và tránh sai phạm.
- Trường hợp 1: Hộ kinh doanh hoạt động tại khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn Việc đăng ký được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (
- Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán: Thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT cho hộ khoán sẽ dựa vào vị trí hoạt động kinh doanh:
- Hộ kinh doanh có địa điểm cố định: Nộp hồ sơ đăng ký trực tiếp tại Chi cục thuế nơi đang hoạt động kinh doanh.
- Hộ kinh doanh không có địa điểm cố định: Nộp hồ sơ đăng ký tại Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.
2.2. Quy trình chi tiết xuất hóa đơn điện tử (bao gồm HĐĐT từ MTT)
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận, hộ kinh doanh có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử theo các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị nền tảng hạ tầng Đảm bảo có sẵn các thiết bị và kết nối ổn định:
- Hệ thống máy tính (laptop, desktop, tablet) có kết nối internet hoặc máy tính tiền (POS) tích hợp/liên kết với phần mềm HĐĐT.
- Địa chỉ email hoạt động để giao dịch hóa đơn.
- Chữ ký số hợp lệ (USB Token) của chủ hộ kinh doanh hoặc của hộ kinh doanh (nếu có đăng ký).
- Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp HĐĐT (nếu sử dụng phần mềm)
- Đăng ký sử dụng phần mềm HĐĐT từ một trong các nhà cung cấp uy tín đã được Tổng cục Thuế công nhận (ví dụ: Misa, Viettel, FPT, E-invoice, EasyInvoice, v.v.).
- Đảm bảo bạn đã có chữ ký số tương ứng với mã số thuế của hộ kinh doanh.
- Bước 3: Thực hiện đăng ký HĐĐT với cơ quan thuế (Đảm bảo rằng bước này đã hoàn tất và nhận được sự chấp thuận từ cơ quan thuế trước khi tiến hành xuất hóa đơn).
- Bước 4: Bắt đầu xuất hóa đơn trên phần mềm hoặc hệ thống
- Đối với HĐĐT thông thường qua phần mềm:
- Đăng nhập vào phần mềm HĐĐT.
- Chọn chức năng “Tạo hóa đơn mới” hoặc “Lập hóa đơn”.
- Nhập đầy đủ thông tin của bên bán (hộ kinh doanh), bên mua (khách hàng) và chi tiết hàng hóa/dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền).
- Cẩn thận kiểm tra lại mọi thông tin đã nhập để tránh sai sót.
- Sử dụng chữ ký số để ký điện tử lên hóa đơn và chọn “Phát hành hóa đơn”. Hóa đơn sẽ được gửi lên Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.
- Đối với HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (POS):
- Thực hiện các thao tác bán hàng bình thường trên máy tính tiền (POS).
- Khi giao dịch hoàn tất, hệ thống POS đã được kết nối với phần mềm HĐĐT sẽ tự động tạo HĐĐT.
- Hóa đơn này sẽ được chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế. Bạn có thể in hóa đơn ra và giao ngay cho khách hàng tại điểm bán.
- Đối với việc cấp lẻ hóa đơn qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế:
- Truy cập Cổng thông tin Tổng cục Thuế và đăng nhập.
- Chọn chức năng “Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh”.
- Điền thông tin giao dịch, sau đó xác nhận và nhập mã OTP (mã xác thực qua điện thoại) để hóa đơn được cấp mã. Hóa đơn có thể được xem và in trực tiếp từ cổng.
- Đối với HĐĐT thông thường qua phần mềm:
- Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng Sau khi hóa đơn đã được phát hành và có mã của cơ quan thuế (nếu có), bạn cần chuyển hóa đơn đến khách hàng qua các phương thức:
- Email: Gửi file hóa đơn (thường gồm XML và PDF) qua email.
- Đường link tra cứu: Cung cấp cho khách hàng đường link tra cứu hóa đơn trên cổng của nhà cung cấp phần mềm hoặc cổng tra cứu của Tổng cục Thuế, kèm theo mã tra cứu của hóa đơn.
- Bản in trực tiếp: Đối với HĐĐT từ MTT, có thể in bản thể hiện ngay tại điểm bán cho khách.
3. Giải đáp một số thắc mắc thường gặp khi xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh
Khi nhà nước đưa ra những quy định mới cho hóa đơn điện tử, không tránh khỏi việc các hộ kinh doanh thường có những thắc mắc cần được giải đáp. Tracuuhoadon.edu.vn sẽ đưa ra những giải đáp cho một số vấn đề thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với các hộ kinh doanh:
3.1. Hộ kinh doanh không có mã số thuế có thể xuất hóa đơn được không?
Căn cứ vào Điểm a Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi quy định về nội dung của hóa đơn), trong trường hợp người mua hàng là hộ kinh doanh, nội dung trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có mã số thuế, tên và địa chỉ của người mua.
Điều này có ý nghĩa rằng: Nếu hộ kinh doanh của bạn thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho một hộ kinh doanh khác, bạn phải yêu cầu hộ kinh doanh đó cung cấp đầy đủ mã số thuế, tên và địa chỉ để kê khai trên hóa đơn. Hóa đơn sẽ không được coi là hợp lệ nếu thiếu các thông tin này khi đối tượng mua là hộ kinh doanh.
3.2. Hộ kinh doanh có được tự xuất hóa đơn VAT không?
Đây là một điểm thường gây hiểu lầm trong quy trình xuất hóa đơn.
Như vậy, hộ kinh doanh không được tự mình xuất hóa đơn VAT (hóa đơn giá trị gia tăng) cho các sản phẩm, dịch vụ của mình. Hộ kinh doanh sẽ xuất hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử theo định dạng thông thường, không phải hóa đơn VAT.
Thế nhưng, theo Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hộ kinh doanh có thể thuộc đối tượng được đặt mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (loại hóa đơn bán hàng). Trong một số trường hợp cụ thể, hóa đơn bán hàng này có thể được sử dụng cho mục đích kê khai thuế GTGT nếu có phát sinh và được cơ quan thuế cho phép. Để mua loại hóa đơn này, hộ kinh doanh phải nộp đơn đề nghị mua hóa đơn kèm theo các giấy tờ cần thiết như CMND/CCCD của chủ hộ và văn bản cam kết về địa chỉ kinh doanh.
Kết luận
Đối với hộ kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn điện tử không còn là tùy chọn mà đã là yêu cầu bắt buộc trong nhiều trường hợp. Việc nắm vững những quy định mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP cùng cách thức xuất hóa đơn chi tiết không chỉ giúp tránh các rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.
Hãy chủ động cập nhật các thông tin mới từ cơ quan thuế và lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp để việc phát hành hóa đơn điện tử của bạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất. Nếu cần tư vấn chuyên sâu hơn về phần mềm hóa đơn điện tử hoặc có bất kỳ câu hỏi nào trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ kịp thời.
