Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn đảm bảo minh bạch, thuận tiện trong quản lý thuế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị mới thành lập hoặc lần đầu triển khai, vẫn còn băn khoăn về cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy định Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro.
Căn cứ pháp lý về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam được quy định rõ ràng và chi tiết trong hai văn bản pháp luật chính, tạo hành lang pháp lý vững chắc cho việc triển khai toàn diện:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định cụ thể về hóa đơn, chứng từ. Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất, đặt ra các nguyên tắc cơ bản và các trường hợp bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết việc thực hiện một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Thông tư này đi sâu vào các quy định cụ thể về định dạng, ký hiệu, quy trình lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, là cẩm nang chi tiết nhất cho doanh nghiệp.
Những quy định nổi bật liên quan đến việc xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 bao gồm:
- Tính bắt buộc và lộ trình triển khai: Kể từ ngày 01/07/2022, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trên toàn quốc đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này đánh dấu một bước chuyển mình lớn trong công tác quản lý hóa đơn.
- Phân loại hóa đơn điện tử: Quy định rõ về hai loại hóa đơn điện tử chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cấp mã xác thực bởi Tổng cục Thuế thông qua hệ thống của cơ quan thuế. Loại này áp dụng cho phần lớn các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập hoặc có rủi ro về thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho một số doanh nghiệp lớn, hoạt động trong lĩnh vực đặc thù và đáp ứng các điều kiện nhất định về hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin.
- Định dạng dữ liệu chuẩn: Hóa đơn điện tử bắt buộc phải được lập dưới định dạng chuẩn XML theo quy định của Tổng cục Thuế. Điều này đảm bảo tính thống nhất, dễ dàng trao đổi dữ liệu giữa các bên và hệ thống của cơ quan thuế.
- Vai trò của chữ ký số: Việc sử dụng chữ ký số là bắt buộc để đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn và ngăn chặn hành vi giả mạo. Chữ ký số giúp xác định danh tính của người lập hóa đơn và chứng minh rằng nội dung hóa đơn không bị thay đổi sau khi ký.
- Thời điểm lập hóa đơn: Thông tư 78 quy định rất rõ ràng về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình giao dịch (bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng, bất động sản, v.v.), tránh tình trạng lập hóa đơn sai thời điểm, dẫn đến vi phạm quy định thuế.
Những Điều kiện để doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử
Để có thể phát hành hóa đơn điện tử một cách hợp lệ và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần đảm bảo đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau đây:
- Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoặc thông qua phần mềm của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử). Sau khi hồ sơ được cơ quan thuế chấp nhận và gửi thông báo chính thức, doanh nghiệp mới đủ điều kiện để bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử.
- Có chữ ký số hợp lệ và còn hiệu lực: Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép và đảm bảo rằng chữ ký số vẫn còn trong thời gian hiệu lực sử dụng.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp với hệ thống của cơ quan thuế: Doanh nghiệp không thể tự lập hóa đơn điện tử bằng các công cụ văn phòng thông thường. Thay vào đó, cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp uy tín, được Tổng cục Thuế chấp thuận. Những phần mềm này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng lập, ký số, phát hành và quản lý hóa đơn mà còn tích hợp sẵn khả năng tự động kết nối và truyền dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế một cách nhanh chóng và chính xác. Các phần mềm nổi bật và được tin dùng trên thị trường hiện nay có thể kể đến như Misa, Viettel, FPT, E-invoice, EasyInvoice…
- Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu: Để quy trình xuất hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống máy tính, đường truyền internet ổn định và các thiết bị liên quan (như thiết bị đọc USB Token cho chữ ký số) hoạt động tốt.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Dưới đây là các bước chi tiết và cụ thể để doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử một cách chuẩn xác, đúng quy định của Thông tư 78:
Chuẩn bị thông tin hóa đơn
Đây là bước nền tảng và cực kỳ quan trọng, quyết định tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn. Việc chuẩn bị thông tin kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tránh được những sai sót và thủ tục chỉnh sửa phức tạp sau này. Bạn cần thu thập đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
- Thông tin bên bán (doanh nghiệp của bạn):
- Tên công ty đầy đủ.
- Mã số thuế.
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Số điện thoại liên hệ.
- Số tài khoản ngân hàng (nếu hóa đơn có thông tin chuyển khoản).
- Thông tin bên mua (khách hàng của bạn):
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Tên công ty đầy đủ, Mã số thuế (bắt buộc), địa chỉ, và đặc biệt quan trọng là địa chỉ email để nhận hóa đơn.
- Đối với cá nhân mua hàng/dịch vụ: Tên người mua, địa chỉ, và mã số thuế cá nhân (nếu có yêu cầu xuất hóa đơn có mã số thuế).
- Thông tin chi tiết hàng hóa/dịch vụ:
- Tên hàng hóa/dịch vụ (diễn giải rõ ràng, đầy đủ).
- Đơn vị tính (ví dụ: cái, chiếc, mét, gói, lượt…).
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Thành tiền (trước thuế).
- Thuế suất VAT áp dụng cho từng loại hàng hóa/dịch vụ (0%, 5%, 8%, 10% hoặc không chịu thuế, không kê khai, miễn thuế).
- Tổng cộng tiền hàng, tiền thuế, tổng cộng tiền thanh toán.
Chi tiết: Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết nhất
Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử
Sau khi đã có đầy đủ thông tin cần thiết, bạn sẽ tiến hành nhập liệu và lập hóa đơn trên giao diện của phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Cách nhập dữ liệu: Mở giao diện lập hóa đơn mới trên phần mềm. Các phần mềm hiện nay được thiết kế khá trực quan, bạn chỉ cần điền các thông tin đã chuẩn bị vào các trường tương ứng (ví dụ: thông tin người bán, người mua, danh mục hàng hóa/dịch vụ…). Phần mềm sẽ tự động tính toán tổng cộng tiền hàng, tiền thuế và tổng tiền thanh toán dựa trên các số liệu bạn nhập.
- Lưu ý quan trọng khi nhập dữ liệu:
- Mã số thuế và tên bên mua: Đây là hai thông tin cực kỳ nhạy cảm và quan trọng, cần được kiểm tra đi kiểm tra lại nhiều lần để đảm bảo chính xác tuyệt đối. Một lỗi nhỏ ở đây cũng có thể khiến hóa đơn không hợp lệ và phát sinh rắc rối về sau.
- Địa chỉ: Đảm bảo địa chỉ đầy đủ, chính xác và khớp với thông tin đăng ký của bên mua (nếu có).
- Thuế suất VAT: Chọn đúng thuế suất VAT áp dụng cho từng loại hàng hóa/dịch vụ. Việc sai thuế suất sẽ dẫn đến sai lệch số thuế phải nộp hoặc khấu trừ.
- Chọn đúng mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Đảm bảo bạn đang sử dụng đúng mẫu và ký hiệu hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế.
Ký số và phát hành hóa đơn
Khi tất cả các thông tin trên hóa đơn đã được nhập liệu, kiểm tra kỹ lưỡng và xác nhận là chính xác, bạn sẽ tiến hành bước ký số để chính thức phát hành hóa đơn.
- Gắn chữ ký số: Cắm thiết bị chứa chữ ký số (USB Token) vào cổng USB của máy tính. Đảm bảo máy tính đã nhận diện được thiết bị.
- Thực hiện ký số: Trên phần mềm hóa đơn điện tử, tìm và nhấp vào nút chức năng “Ký số” hoặc “Phát hành hóa đơn”. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mã PIN (mã bảo mật) của chữ ký số. Mã PIN này do bạn tự đặt khi kích hoạt chữ ký số.
- Xác nhận tính hợp lệ: Sau khi bạn nhập đúng mã PIN và thực hiện ký số thành công, hóa đơn sẽ được gắn chữ ký điện tử của doanh nghiệp. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn sẽ tự động được gửi lên hệ thống của Tổng cục Thuế để được cấp mã xác thực. Khi có mã của cơ quan thuế, hóa đơn chính thức có giá trị pháp lý. Quá trình này đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và không thể chối bỏ trách nhiệm của người ký.
Gửi hóa đơn cho người mua và cơ quan thuế
Đây là bước cuối cùng để hoàn tất quy trình phát hành và đưa hóa đơn đến tay người nhận.
- Gửi cho người mua: Hóa đơn điện tử sau khi được phát hành có thể được gửi tới người mua thông qua nhiều hình thức tiện lợi và nhanh chóng:
- Qua Email: Đây là hình thức phổ biến nhất. Hệ thống phần mềm sẽ tự động gửi file hóa đơn (thường bao gồm file định dạng XML để lưu trữ và file PDF là bản thể hiện để đọc) đến địa chỉ email mà bạn đã khai báo của người mua.
- Qua SMS: Một số phần mềm cho phép gửi tin nhắn SMS chứa đường link để người mua có thể truy cập và tra cứu, tải về hóa đơn của mình.
- Thông qua Cổng tra cứu hóa đơn: Người mua có thể truy cập trực tiếp vào cổng tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp phần mềm hoặc cổng thông tin của Tổng cục Thuế, nhập mã tra cứu để xem và tải hóa đơn.
- Đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế: Một ưu điểm lớn của hóa đơn điện tử là việc tự động hóa quá trình gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động truyền dữ liệu của các hóa đơn đã phát hành lên hệ thống của Tổng cục Thuế theo đúng quy định. Điều này giúp doanh nghiệp không cần phải lập và nộp các bảng kê hóa đơn thủ công như trước đây, giảm thiểu gánh nặng hành chính và đảm bảo việc tuân thủ các nghĩa vụ báo cáo thuế.
Lưu trữ hóa đơn điện tử
Lưu trữ hóa đơn điện tử là một yêu cầu pháp lý bắt buộc và cực kỳ quan trọng để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế cũng như các mục đích nội bộ của doanh nghiệp sau này.
- Quy định về thời hạn lưu trữ: Theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Đối với một số loại hình chứng từ đặc biệt, thời hạn có thể lâu hơn.
- Cách bảo quản an toàn dữ liệu:
- Lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử: Đây là giải pháp phổ biến và được khuyến khích nhất. Các nhà cung cấp uy tín thường có hệ thống lưu trữ dữ liệu an toàn, sao lưu định kỳ, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất hóa đơn của bạn bất cứ lúc nào, ngay cả khi thiết bị của bạn gặp sự cố.
- Tải về và lưu trữ trên hệ thống nội bộ: Doanh nghiệp cũng có thể tải về các file hóa đơn (XML và PDF) và lưu trữ trên hệ thống máy chủ nội bộ hoặc các thiết bị lưu trữ của mình. Tuy nhiên, cần đảm bảo tính bảo mật, khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
Kết luận
Tuân thủ đúng cách xuất hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC không chỉ là chấp hành nghiêm chỉnh quy định của pháp luật mà còn là một bước đi thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm thiểu chi phí phát sinh, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình xuất hóa đơn điện tử hoặc cần tư vấn sâu hơn về việc lựa chọn và triển khai phần mềm phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của bạn, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn tận tình và cung cấp những giải pháp tối ưu nhất.
