Hóa đơn điện tử – Tra cứu hóa đơn trên Tổng cục Thuế

Trong kỷ nguyên số, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong mọi giao dịch kinh doanh. Việc tra cứu HĐĐT không chỉ giúp doanh nghiệp, cá nhân kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn mà còn đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ thuế. Hiện nay, Tổng cục Thuế đã cung cấp Cổng thông tin tra cứu hóa đơn trực tuyến, cho phép người dùng kiểm tra nhanh chóng, minh bạch và chính xác mọi thông tin cần thiết.

Khi nào cần tra cứu hóa đơn điện tử?

Bạn sẽ cần tra cứu hóa đơn điện tử trong nhiều tình huống khác nhau, phổ biến nhất là:

• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào: Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân nhận được hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, việc tra cứu giúp xác minh hóa đơn có thực sự được phát hành bởi đơn vị đó, có được cấp mã của cơ quan thuế hay không, và liệu có bị điều chỉnh, thay thế hay hủy bỏ sau này không. Điều này cực kỳ quan trọng để đảm bảo hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ thuế hoặc ghi nhận chi phí hợp lệ.
• Đối chiếu thông tin hóa đơn đã nhận: Đảm bảo các thông tin trên bản thể hiện hóa đơn (file PDF hoặc bản in) trùng khớp hoàn toàn với dữ liệu gốc trên hệ thống của Tổng cục Thuế, tránh sai sót hoặc làm giả mạo.
• Kiểm tra trạng thái hóa đơn: Theo dõi xem hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã, đã được gửi đi thành công hay chưa, hoặc nếu có thay đổi về trạng thái (ví dụ: bị điều chỉnh, thay thế, hủy).
• Phục vụ công tác quyết toán thuế, thanh tra, kiểm tra: Khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu hoặc khi tự doanh nghiệp cần rà soát lại dữ liệu hóa đơn để phục vụ các mục đích nội bộ.
• Khi mất hoặc chưa nhận được bản gốc hóa đơn: Nếu vì lý do nào đó bạn chưa nhận được hóa đơn qua email hoặc bị mất bản gốc, việc tra cứu trực tuyến giúp bạn truy cập và tải lại hóa đơn.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi tra cứu

Để quá trình tra cứu diễn ra nhanh chóng và chính xác, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau từ hóa đơn cần kiểm tra:

• Mã số thuế của người bán: Đây là thông tin bắt buộc và quan trọng nhất để hệ thống định danh đơn vị phát hành hóa đơn.
• Mã tra cứu hóa đơn: Mỗi hóa đơn điện tử có một mã tra cứu riêng biệt, thường được in rõ trên bản thể hiện của hóa đơn (file PDF hoặc bản in từ máy POS). Mã này thường là một dãy ký tự ngẫu nhiên, giúp truy xuất duy nhất một hóa đơn.
• Loại hóa đơn: Xác định xem đó là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hay loại hóa đơn khác.
• Ký hiệu hóa đơn: Thường bao gồm một chuỗi chữ cái và số, ví dụ: “AB/2025E” hoặc “C2HDT”.
• Số hóa đơn: Số thứ tự của hóa đơn (ví dụ: 0000001, 0000010).
• Tổng tiền thanh toán (có thuế): Một số trường hợp hệ thống có thể yêu cầu nhập tổng tiền để tăng tính bảo mật và xác thực.
• Mã xác thực (captcha): Là mã an toàn hiển thị trên cổng thông tin để đảm bảo bạn không phải robot.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng Thông tin Tổng cục Thuế

Quy trình tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế rất đơn giản, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin Hóa đơn điện tử: Mở trình duyệt web của bạn và truy cập vào địa chỉ chính thức: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Chọn chức năng tra cứu hóa đơn: Trên giao diện trang chủ của Cổng thông tin, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn. Tìm và click vào mục “Tra cứu hóa đơn” hoặc “Tra cứu HĐĐT”. Thường chức năng này sẽ nằm ngay trên trang chủ hoặc trong thanh menu.

Bước 3: Nhập thông tin tra cứu: Hệ thống sẽ chuyển bạn đến một trang mới với các trường thông tin cần điền. Hãy nhập chính xác và đầy đủ các thông tin bạn đã chuẩn bị ở trên vào các ô tương ứng:

• • Mã số thuế Người bán: Điền mã số thuế của đơn vị đã xuất hóa đơn cho bạn.
  • Loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn phù hợp từ danh sách thả xuống (ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng).
  • Ký hiệu hóa đơn: Nhập đúng ký hiệu hóa đơn.
  • Số hóa đơn: Điền số thứ tự của hóa đơn.
  • Mã tra cứu hóa đơn: Nhập dãy ký tự mã tra cứu có trên hóa đơn của bạn.
  • Tổng tiền thanh toán (có thuế): Nhập số tiền tổng cộng trên hóa đơn.
  • Mã Captcha: Nhập dãy ký tự hoặc số hiển thị trong hình ảnh để xác minh.

Bước 4: Thực hiện tra cứu: Sau khi điền đầy đủ và chính xác các thông tin, bấm vào nút “Tra cứu” hoặc “Tìm kiếm”.

Bước 5: Xem kết quả tra cứu: Nếu thông tin bạn nhập là chính xác, hệ thống sẽ hiển thị kết quả tra cứu hóa đơn. Bạn có thể thấy:

• • Trạng thái hóa đơn: Đây là thông tin quan trọng nhất, cho biết hóa đơn có hợp lệ, đã được cấp mã hay chưa, hoặc có bị thay đổi trạng thái không (ví dụ: đã phát hành, đã điều chỉnh, đã thay thế, đã hủy).
  • Thông tin cơ bản của hóa đơn: Mã số thuế người bán, tên người bán, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, tổng tiền.
  • Nội dung hóa đơn (chi tiết): Một số trường hợp có thể hiển thị chi tiết các dòng hàng hóa/dịch vụ.
  • Lưu ý: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Hóa đơn có mã của cơ quan thuế” kèm theo mã xác thực, thể hiện hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp nhận.

Bước 6: Tải về hoặc in hóa đơn (nếu có tùy chọn): Tùy thuộc vào thiết lập của hệ thống và loại hóa đơn, bạn có thể có tùy chọn để tải về bản thể hiện hóa đơn (file PDF) hoặc bản gốc (file XML), hoặc in trực tiếp từ trình duyệt.

Các trường hợp thường gặp khi tra cứu hóa đơn

Trong quá trình tra cứu, bạn có thể gặp một số trạng thái hoặc thông báo khác nhau từ hệ thống:

• “Hóa đơn có mã của cơ quan thuế”: Đây là trạng thái mong muốn và phổ biến nhất, cho thấy hóa đơn đã được Tổng cục Thuế cấp mã, hoàn toàn hợp lệ và có giá trị pháp lý.
• “Hóa đơn đã bị điều chỉnh/thay thế”: Nghĩa là hóa đơn gốc đã được sửa đổi. Hệ thống thường sẽ hiển thị thông tin về hóa đơn điều chỉnh/thay thế mới. Bạn cần lấy hóa đơn mới để đối chiếu.
• “Hóa đơn đã bị hủy”: Hóa đơn này đã không còn giá trị pháp lý. Doanh nghiệp cần liên hệ bên bán để yêu cầu lập hóa đơn mới.
• “Không tìm thấy hóa đơn”: Điều này xảy ra khi:
  • Thông tin nhập sai: Sai Mã số thuế, Mã tra cứu, Ký hiệu, Số hóa đơn, Tổng tiền. Hãy kiểm tra lại thật kỹ và nhập chính xác.
  • Hóa đơn chưa được gửi lên hệ thống Tổng cục Thuế: Có thể bên bán chưa hoàn tất thủ tục phát hành hoặc chưa truyền dữ liệu. Bạn cần liên hệ trực tiếp với bên bán để xác minh.
  • Hóa đơn không hợp lệ: Hóa đơn có thể là giả mạo hoặc chưa tuân thủ quy định.
• “Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế”: Hóa đơn này thuộc trường hợp doanh nghiệp tự phát hành mà không cần mã của cơ quan thuế (áp dụng cho một số doanh nghiệp lớn, đặc thù). Bạn vẫn có thể tra cứu thông tin cơ bản.

Tham khảo: Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết nhất

Kết luận

Việc thành thạo kỹ năng tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế là một kỹ năng cần thiết cho mọi doanh nghiệp và cá nhân trong kỷ nguyên số. Công cụ này không chỉ giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác mà còn góp phần đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.

Hãy luôn giữ thói quen kiểm tra hóa đơn ngay sau khi nhận để đảm bảo mọi giao dịch được ghi nhận đúng đắn và tránh những rắc rối không đáng có về sau. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình tra cứu, đừng ngần ngại liên hệ với bên bán hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia thuế.